Informativna klauzula za kandidate i kandidatkinje za zaposlenje (Politika zaštite privatnosti)
Ova se klauzula odnosi na kandidate koji sudjeluju u postupcima zapošljavanja koje provodi SILVERHAND za poslodavce sa sjedištem u Poljskoj, Europskoj uniji ili Europskom gospodarskom prostoru, uključujući strane agencije za privremeno zapošljavanje koje ustupaju radnike korisnicima usluga. Muški rod „kandidat” koristi se isključivo radi jednostavnosti i bolje čitljivosti ove klauzule. Sve njezine odredbe jednako se odnose na kandidatkinje i kandidate.
Voditelj obrade osobnih podataka i kontaktni podaci
Voditelj obrade osobnih podataka je SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, agencija za zapošljavanje upisana u Nacionalni registar agencija za zapošljavanje pod brojem 7822, u daljnjem tekstu „Silverhand” ili „Voditelj obrade”.
U pitanjima koja se odnose na obradu osobnih podataka možete kontaktirati Voditelja obrade: e-poštom na adresu rodo@silverhand.eu, pisanim putem na gore navedenu adresu ili telefonom na broj +48 539 601 600.
Model zapošljavanja
Silverhand pruža usluge posredovanja pri zapošljavanju. Potencijalni poslodavac može biti subjekt koji kandidata zapošljava izravno ili agencija za privremeno zapošljavanje koja zapošljava radnika i ustupa ga na rad korisniku usluga.
U modelu privremenog zapošljavanja formalni poslodavac je agencija za privremeno zapošljavanje, dok je korisnik usluga subjekt za čiji se račun te pod njegovim nadzorom i rukovodstvom rad stvarno obavlja. Agencija za privremeno zapošljavanje i korisnik usluga mogu sudjelovati u procjeni kandidature i organizaciji sljedećih faza postupka zapošljavanja.
Nakon primitka podataka, strana agencija za privremeno zapošljavanje i korisnik usluga u pravilu djeluju kao zasebni voditelji obrade osobnih podataka u mjeri u kojoj samostalno određuju svrhe i načine njihove obrade. Dužni su kandidatu dostaviti vlastite informacije o obradi osobnih podataka.
Ako nakon zapošljavanja agencija za privremeno zapošljavanje ustupi radnika drugom korisniku usluga ili na drugi projekt, daljnja obrada i ustupanje podataka odvijaju se na odgovornost te agencije i odgovarajućeg korisnika usluga.
Svrhe i pravne osnove obrade
Osobni podaci obrađivat će se u sljedeće svrhe:
- zaprimanje i registracija prijave, kontaktiranje kandidata, procjena kvalifikacija, iskustva, ovlaštenja, poznavanja jezika, dostupnosti i usklađenosti sa zahtjevima odabranog oglasa;
- predstavljanje kandidature potencijalnom poslodavcu, uključujući stranu agenciju za privremeno zapošljavanje, te – u potrebnom opsegu – korisniku usluga;
- organizacija razgovora, stručnih ili jezičnih testova, priprema ponude za zaposlenje i dokumentacije povezane s upućivanjem na rad u inozemstvo;
- potvrđivanje kvalifikacija, stručnih ovlaštenja i prava na rad u državi zaposlenja;
- ispunjavanje zakonskih obveza koje se primjenjuju na Silverhand kao agenciju za zapošljavanje;
- osiguravanje sigurnosti sustava i komunikacije, dokumentiranje tijeka postupka, rješavanje prigovora i reklamacija, sprječavanje zlouporaba te utvrđivanje, ostvarivanje ili obrana pravnih zahtjeva;
- provođenje budućih postupaka zapošljavanja – isključivo nakon dobivanja zasebne, dobrovoljne privole kandidata.
Pravna osnova za obradu podataka u okviru aktualnog postupka zapošljavanja je članak 6. stavak 1. točka (b) Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR), odnosno poduzimanje, na zahtjev kandidata, radnji povezanih s pružanjem usluge posredovanja pri zapošljavanju i nastojanjem sklapanja ugovora s potencijalnim poslodavcem. U odgovarajućem opsegu pravna osnova je također članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR-a, osobito u vezi s obvezama koje proizlaze iz propisa o tržištu rada i službama za zapošljavanje, kao i članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a, odnosno legitimni interes Voditelja obrade koji obuhvaća sigurnost, dokumentiranje postupka, rješavanje prigovora i zaštitu od pravnih zahtjeva.
Obrada podataka za potrebe budućih postupaka zapošljavanja provodi se na temelju članka 6. stavka 1. točke (a) GDPR-a, odnosno zasebne privole kandidata. Nedavanje takve privole ne utječe na sudjelovanje u aktualnom postupku zapošljavanja.
Opseg obrađenih podataka
Silverhand može osobito obrađivati: ime i prezime, kontaktne podatke, datum rođenja – ako je nužan, podatke o obrazovanju, kvalifikacijama, profesionalnom iskustvu, tijeku zaposlenja, poznavanju jezika, ovlaštenjima i certifikatima, vozačkoj dozvoli – ako je potrebna za određeno radno mjesto, dostupnosti, očekivanjima u vezi sa zaposlenjem, spremnosti na preseljenje i pravu na rad te podatke dostavljene tijekom razgovora za posao.
U fazi prve prijave Silverhand ne zahtijeva navođenje PESEL broja, broja bankovnog računa, bračnog statusa, podataka o djeci niti slanje potpune kopije identifikacijskog dokumenta. Ti se podaci mogu pribaviti u kasnijoj fazi isključivo ako je to potrebno radi ispunjavanja konkretne zakonske obveze, pripreme potrebne dokumentacije ili sklapanja ugovora.
Molimo da u dokumente za prijavu ne uključujete podatke posebnih kategorija, osobito podatke o zdravstvenom stanju, invaliditetu, rasnom ili etničkom podrijetlu, političkim mišljenjima, vjerskim ili filozofskim uvjerenjima, članstvu u sindikatu, genetske ili biometrijske podatke, podatke o spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji, ako oni nisu objektivno nužni za konkretan postupak. Takvi će se podaci aktivno koristiti isključivo ako postoji odgovarajuća pravna osnova, osobito zasebna izričita privola na temelju članka 9. stavka 2. točke (a) GDPR-a ili obveza koja proizlazi iz zakona.
Informacije o kaznenim presudama i kažnjivim djelima obrađuju se isključivo kada to dopušta pravo Europske unije ili pravo države članice. Kandidat ih ne bi trebao dostavljati ako ga Silverhand nije obavijestio da su potrebne za određeno radno mjesto.
Primatelji podataka
Osobni podaci mogu se otkriti ili povjeriti, isključivo u potrebnom opsegu:
- osobama koje je Silverhand ovlastio za provođenje zapošljavanja i upravljanje postupcima kandidata;
- pružateljima usluga hostinga, elektroničke pošte, ATS, CRM i HR sustava te IT usluga, kao i subjektima koji pružaju pravne, revizorske ili usluge informacijske sigurnosti;
- potencijalnim poslodavcima sa sjedištem u Poljskoj, EU-u ili EGP-u, uključujući strane agencije za privremeno zapošljavanje;
- korisnicima usluga za čiji bi račun kandidat mogao obavljati posao, ako je prijenos podataka nužan za procjenu kandidature za određeno radno mjesto, projekt ili razdoblje ustupanja;
- javnim tijelima i drugim subjektima ovlaštenima za primitak podataka na temelju važećih propisa.
Podaci se korisniku usluga mogu prenijeti izravno od strane Silverhanda ili putem strane agencije za privremeno zapošljavanje. Opseg podataka bit će ograničen na informacije potrebne za procjenu kandidature i organizaciju postupka.
Silverhand ne prosljeđuje jednu prijavu neograničenom ili neodređenom broju subjekata. Svako predstavljanje kandidature trebalo bi se odnositi na konkretnu ponudu, radno mjesto, projekt ili poslodavca koji je u skladu s kvalifikacijama i preferencijama kandidata.
Informacije o agenciji za privremeno zapošljavanje i korisniku usluga
Ako je naziv strane agencije za privremeno zapošljavanje ili korisnika usluga naveden u oglasu, obrascu ili priopćen kandidatu tijekom razgovora, podaci se mogu prenijeti tom subjektu u okviru navedenog postupka zapošljavanja.
Ako identitet agencije za privremeno zapošljavanje ili korisnika usluga prethodno nije otkriven, Silverhand će prije prijenosa podataka obavijestiti kandidata (telefonskim putem) najmanje o nazivu subjekta, državi njegova sjedišta, radnom mjestu ili vrsti projekta te ulozi tog subjekta u postupku zapošljavanja. Kandidat može odbiti prijenos podataka konkretnom subjektu, bez utjecaja na mogućnost sudjelovanja u drugim postupcima zapošljavanja.
Prijenos podataka izvan Europskog gospodarskog prostora
Postupci obuhvaćeni ovom klauzulom provode se isključivo za poslodavce i korisnike usluga sa sjedištem u Poljskoj, Europskoj uniji ili Europskom gospodarskom prostoru. Silverhand u okviru tih postupaka ne prenosi kandidature poslodavcima niti korisnicima usluga sa sjedištem izvan EGP-a.
Ako bi korištenje određenog pružatelja informatičkih alata tehnički podrazumijevalo prijenos podataka izvan EGP-a, takav prijenos može se izvršiti isključivo u skladu s Poglavljem V. GDPR-a, osobito na temelju odluke Europske komisije o primjerenosti razine zaštite, standardnih ugovornih klauzula ili drugog mehanizma predviđenog zakonom.
Razdoblje čuvanja podataka
Podaci koji se odnose na aktualni postupak zapošljavanja čuvat će se tijekom trajanja postupka i u pravilu do 24 mjeseca nakon njegova završetka, osobito radi dokumentiranja tijeka postupka zapošljavanja, rješavanja prigovora i reklamacija te utvrđivanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.
Ako kandidat bude upućen na rad ili bude sklopljena potrebna dokumentacija, podaci će se čuvati tijekom razdoblja propisanog važećim propisima te tijekom vremena potrebnog za izvršenje i obračun usluga i zaštitu od pravnih zahtjeva.
Podaci koji se obrađuju za potrebe budućih postupaka zapošljavanja čuvat će se 24 mjeseca od davanja privole ili do njezina ranijeg povlačenja. Nakon povlačenja privole podaci se neće koristiti za buduće postupke zapošljavanja, osim ako postoji druga pravna osnova za njihovo daljnje čuvanje.
U slučaju nastanka spora podaci se mogu čuvati do pravomoćnog okončanja spora i izvršenja donesene odluke.
Dobrovoljnost pružanja podataka
Pružanje podataka je dobrovoljno, međutim nedostatak podataka potrebnih za procjenu kandidature, kontaktiranje ili pripremu dokumentacije može onemogućiti sudjelovanje u konkretnom postupku zapošljavanja.
Davanje privole za buduće postupke zapošljavanja u potpunosti je dobrovoljno. Nedavanje privole ili njezino naknadno povlačenje ne uzrokuje negativne posljedice u aktualnom postupku.
Prava kandidata
Kandidat ima pravo na: pristup osobnim podacima i dobivanje njihove kopije, ispravak podataka, brisanje podataka – u slučajevima predviđenima zakonom, ograničenje obrade, prenosivost podataka – kada se obrada temelji na privoli ili ugovoru i provodi automatiziranim putem, prigovor na obradu koja se temelji na članku 6. stavku 1. točki (f) GDPR-a te povlačenje privole u bilo kojem trenutku u opsegu u kojem se obrada temelji na privoli.
Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade koja se temeljila na privoli prije njezina povlačenja. Zahtjev za brisanje podataka ne obuhvaća podatke koje Silverhand mora i dalje obrađivati na temelju zakonske obveze ili radi utvrđivanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.
Radi ostvarivanja svojih prava potrebno je kontaktirati Silverhand na adresu rodo@silverhand.eu.
Pritužba nadzornom tijelu
Ako kandidat smatra da obrada njegovih osobnih podataka krši zakonske propise, ima pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu za zaštitu osobnih podataka.
Automatizirano donošenje odluka
Silverhand prema kandidatima ne donosi odluke koje proizvode pravne učinke ili na sličan način značajno utječu na njih isključivo automatiziranim putem. Informatički alati mogu pomagati u razvrstavanju i usklađivanju prijava, međutim konačnu procjenu kandidature i odluku o njezinu predstavljanju donosi ili odobrava čovjek.
